الرقابة علي الأصول الثابتة ودور مراقب الحسابات

أساسيات الرقابة الداخلية:

1-      سلطة الاعتماد.
2-      سلطة الأعداد .
3-      الحيازة.
4-      المقارنة.
إذا قام موظف الجمع بين أثنين من هذه المهام أعتبر ذلك وجود ضعف في عملية الرقابة الداخلية الخاصة بالمنشأة.
ويقوم المراجع الخارجي عادة بتنبيه المنشأة لمثل ذلك ، وإعطاء الاقتراحات لكيفية الفصل بين هذه المهام.

الا أنة دائما يجب ألا تزيد تكلفة الوسيلة المستخدمة للفصل في المهام عن تلك الميزة المحققة منها عملا بمبدأ

وعلي المحاسب وكل العاملين بالمنشأة التعرف جيدا علي الدور الذي يقوم بة من تلك المهام وما هي المستندات المطلوبة في كل عملية كي يقوم بدورة علي أكمل وجه.

1-    عند نهاية السنة المالية تقوم إدارة الشركة بإرسال منشور للجرد توضح بة وقت الجرد علي الأصول الثابتة خاصة في نهاية العام والذي يوضح بة لجنة الجرد وأماكن الجرد وتوقيت الجرد.

2-    يقوم مراقب الحسابات بالتنسيق مع إدارة الشركة لحضور الجرد الفعلي والذي يقوم بأخذ عينات والإشراف علي الجرد.

3-    عند قيام مراقب الحسابات بعملية الفحص للقوائم المالية عند انتهاء السنة المالية يقوم بعمل ما يسمي ببرنامج المراجعة الخاصة بالأصول الثابتة والذي يشمل إجراءات للفحص المستندي وفحص الرقابة والذي يشمل مجموعة من الإجراءات التي من خلالها يقوم بتحقيق واحدة أو أكثر من تأكيدات المراجعة ( سوف نناقشها في موضوع أخر إن شاء الله ).

ç   فيما يلي برنامج مراجعة الأصول الثابتة:
1-   التحقق من تطبيق قواعد الرقابة الداخلية التي وضعتها الشركة للأصول الثابتة ، وكتابة تقرير مختصر بالملاحظات في هذا الشأن ( ما يسمي بخطاب الإدارة ).
2-   الحصول أو إعداد ملخصاً بتوزيع الأصول الثابتة علي أنواعها المختلفة علي أن يشمل البيان الآتي:
أ‌-      تكلفة الأصل:
–  الحركة خلال العام ( الإضافات – الإستبعادات )
–  تكلفة الأصل أول المدة.
–  تكلفة الأصل في نهاية المدة
ب‌-  نسب الإهلاك.
ج- مجمع الإهلاك
–  مجمع الإهلاك أول المدة.
–  مجمع الإهلاك أخر المدة
3-   مطابقة رصيد أول المدة المدرج بالملخص المشار آلية أعلاه لكل من تكلفة الأصل ومجمع الإهلاك مع ما هو مدرج بالقوائم المالية في نهاية العام السابق.
4-   مراجعة الإضافات مستندياً مع الكشوف المعدة ومع الأستاذ المساعد.
5-   مراجعة الإستبعادات مستندياً مع الكشوف ومع الأستاذ المساعد والتحقق من صدور قرار من المختص بالاستبعاد عن الأصل كما يتم التأكد من استبعاد التكلفة الكلية للأصول ومجمع إهلاكها والتأكد من صحة احتساب الربح أو الخسارة الناتجة عن هذا الاستبعاد ومعالجتها للسجلات بالطريقة الصحيحة.
6-   الإهلاك: التحقق من إثبات الإهلاك طبقاً للمعدلات التي قررتها الإدارة والتأكد من الثبات في أتباعها والتحقق من صحة حساب قسط الإهلاك والتأثير علي مجمع الإهلاك والمطابقة مع الأستاذ العام.
7-   عمليات الفحص:
–        الفحص المستندي لسند الملكية للأصول الثابتة المملوكة للشركة إذا كانت محتفظة بها بالشركة أو الحصول علي شهادة من الجهة المحتفظ بها لديها.
–     الحصول علي صورة من رخص السيارات المملوكة للشركة وفحصها ومطابقتها مع ما هو مسجل بسجل الأصول الثابتة والتحقق من سريانها.
–        مراجعة الجمع الرأسي والأفقي لجميع كشوف الأصول الثابتة.
8-   التحقق من إعداد البند طبقاً لمعاير المحاسبة المصرية المتعلقة بالأصول الثابتة.
9-   إثبات نتائج إجراءات الفحص في أوراق العمل الخاصة ببند الأصول الثابتة.
10-  إعداد تقرير مختصر عن أهم الملاحظات التي تكشفت أثناء مراجعة هذا البند.